Skončili ste pracovný vzťah? Ako je to s osobnými údajmi?
Legislatíva GDPR obsahuje aj právo na odstránenie osobných dát. Existujú možnosti kedy je výnimka. Sú aj okolnosti kedy to nemožno vykonať a údaje sa musia zachovať. Čo sa deje v prípade ukončenia pracovného vzťahu? Aké osobné údaje môže zamestnávateľ archivovať?
Práva zamestnanca sú rozšírené
Zamestnávateľ by mal vedieť o legislatíve GDPR hlavne to, že značne rozširuje ochranu a práva informácií o dotknutej osobe všetkých obyvateľov EÚ. Nezáleží na tom, kde sa osobné údaje zhromažďujú. Legislatíva je platná aj mimo EÚ, týka sa každej organizácie, ktorá osobné údaje spracováva. Nakladanie s osobnými údajmi zahŕňa:
- evidovanie CV
- ukladanie e-mailov
- hodnotenie efektivity práce pracovníkov
Pred začatím spracúvania osobných údajov musí dotknutá osoba udeliť súhlas.
S akými údajmi môže zamestnávateľ nakladať?
Spracovanie osobných údajov počas pracovného pomeru nie je žiadna neobvyklosť a je to dokonca nutné. V istých prípadoch má zamestnávateľ aj povinnosť nakladať s osobnými dátami. Zákonné povinnosti určujú napríklad prihlásenie do zdravotnej poisťovne. V tomto prípade nie je nutný súhlas zamestnanca.
Údaje, ktoré nemajú súvislosť s pracovným pomerom by zamestnávateľ nemal zhromažďovať a uchovávať. Zamestnávateľ by mal vedieť vysvetliť prechovávanie týchto údajov. V prípade zaslania životopisu na pracovnú pozíciu a uchádzač nebude vybraný, musí byť tento životopis odstránený z databázy ak uchádzač nedal súhlas na uchovanie.
Pri pretrvávaní zamestnaneckého vzťahu sú zvyčajne všetky osobné informácie uchovávané v osobnom spise počas trvania pracovného pomeru.
Skončenie pracovného vzťahu
Ako sa postupuje v prípade ukončenia pracovného vzťahu? Aké sú povinnosti a práva zamestnávateľa a zamestnanca ?
- V prípade ukončenia zamestnaneckého vzťahu je zamestnávateľ povinný odstrániť informácie o rodinných členoch zamestnanca. Tieto informácie by mohol potrebovať napríklad na využitie zamestnaneckých výhod.
- Úlohou zamestnávateľa je zrušiť pracovné číslo a e-mail, alebo vytvoriť nastavenie, ktoré oznámi absenciu zamestnanca a osobu, na ktorú sa môžu s požiadavkami obrátiť.
- Sú údaje, ktoré môže zamestnávateľ uchovávať aj po skončení pomeru a to informácie, ktoré sa týkajú mzdových náležitostí. Taktiež sa to týka aj daňovej povinnosti zamestnanca.
- Zamestnávateľ musí oznámiť, aké údaje vymazáva a aké údaje bude naďalej uchovávať. Toto oznámenie by malo byť na písomnom základe. Je podstatné oznámiť, že v prípade ak skončí podstata spracovania osobných dát budú tieto informácie vymazané.
Spravme si sumarizáciu
Každý podnikateľ dbá nielen na ochranu majetku a zdravia svojich zamestnancov, ale taktiež musí myslieť na množstvo právnych predpisov, ktoré musí dodržiavať a riadiť sa nimi.
Zákony, ktoré sa týkajú ochrany osobných údajov sú u zamestnávateľov často zanedbávané. Častokrát sa stáva, že sú kladené až na posledné miesto. Povinnosťou zamestnávateľa je dbať na tieto pravidlá aj v súvislosti s legislatívou GDPR.
