V dnešnej digitálnej dobe je lákadlo „preklepnúť“ si potenciálneho zamestnanca na internete silnejšie než kedykoľvek predtým. Personalisti a manažéri často pociťujú potrebu zistiť o kandidátovi viac, než čo ponúka strohý životopis alebo nacvičené odpovede na pohovore. Hranica medzi legitímnym preverovaním pracovných predpokladov a neoprávneným zasahovaním do súkromia je však veľmi tenká a v kontexte európskeho nariadenia GDPR aj právne riskantná. Mnohé firmy si neuvedomujú, že už samotné prezeranie profilu na sociálnej sieti za účelom náboru sa považuje za spracúvanie osobných údajov. Ak tento proces nie je v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov, spoločnosti hrozia nielen vysoké pokuty, ale aj poškodenie reputácie. Tento článok podrobne rozoberá, čo všetko si zamestnávateľ môže počas náboru dovoliť a kde už riskuje porušenie legislatívy.
Čo je prípustné preverovanie kandidáta podľa GDPR?
Pri hľadaní odpovede na otázku, čo je v rámci náboru legálne, musíme vychádzať zo základnej definície prípustného spracúvania údajov. Za prípustné preverovanie sa považuje zhromažďovanie informácií, ktoré sú nevyhnutné a priamo súvisiace s posúdením schopnosti kandidáta vykonávať konkrétnu pracovnú pozíciu. To znamená, že akákoľvek informácia, ktorú o uchádzačovi zisťujete, musí mať jasný súvis s jeho budúcimi pracovnými úlohami. Ak hľadáte grafika, jeho portfólio na platforme Behance je relevantné. Ak však hľadáte účtovníka, jeho fotky z dovolenky na Instagrame alebo politické názory na Facebooku sú z pohľadu práva irelevantné a ich spracúvanie môže byť protizákonné.
Kľúčovým dokumentom v tejto oblasti je Usmernenie č. 2/2017 o spracúvaní osobných údajov v zamestnaní, ktoré vydala pracovná skupina WP29 (dnes Európsky výbor pre ochranu údajov). Toto usmernenie jasne hovorí, že zamestnávatelia nemôžu bezhlavo zbierať údaje len preto, že sú verejne dostupné. Verejná dostupnosť informácie na internete totiž neznamená, že zamestnávateľ má automaticky právo túto informáciu použiť v procese výberu zamestnancov.
3 základné piliere zákonného náboru
Aby ste sa vyhli problémom s kontrolnými orgánmi, váš náborový proces by mal stáť na troch základných princípoch, ktoré definuje legislatíva:
- Zásada minimalizácie údajov: Vyžadujte a spracúvajte len tie údaje, ktoré sú skutočne potrebné. Ak na danú prácu nepotrebujete výpis z registra trestov alebo informáciu o vodičskom preukaze, nemali by ste ich od kandidáta žiadať.
- Zásada zákonnosti a účelovosti: Musíte mať jasne stanovený účel, na ktorý údaje zbierate (napr. obsadenie pozície XY). Po naplnení tohto účelu by mali byť údaje zmazané, pokiaľ nemáte iný právny základ na ich uchovanie.
- Transparentnosť: Kandidát musí byť informovaný o tom, aké údaje o ňom spracúvate, na akom právnom základe a ako dlho ich budete uchovávať. Táto informačná povinnosť by mala byť splnená už v momente, keď kandidát posiela svoj životopis.
Sociálne siete: LinkedIn je povolený, Facebook je tabu
Najčastejšou chybou personalistov je nerozlišovanie medzi profesionálnymi a súkromnými sociálnymi sieťami. Právo na súkromie kandidáta nezaniká tým, že si hľadá prácu. Pri preverovaní na sociálnych sieťach by ste mali postupovať podľa nasledujúceho kľúča:
LinkedIn a profesijné siete: Keďže účelom LinkedInu je prezentácia profesijných úspechov a kariérny networking, zamestnávateľ má legitímny záujem do takýchto profilov nahliadnuť. Údaje o predchádzajúcich zamestnaniach, zručnostiach a odporúčaniach sú priamo relevantné pre nábor. Aj tu by ste však mali kandidáta informovať, že preverovanie na profesijných sieťach je súčasťou vášho procesu.
Facebook, Instagram a súkromné profily: Tieto platformy sú primárne určené na zdieľanie osobných zážitkov s priateľmi a rodinou. Preverovanie kandidátov na týchto sieťach je považované za vysoko rizikové. Ak by ste kandidáta odmietli na základe jeho rodinného stavu, náboženského presvedčenia alebo voľnočasových aktivít, ktoré ste zistili na Facebooku, dopúšťate sa diskriminácie. V očiach zákona neexistuje legitímny dôvod, prečo by mal zamestnávateľ pri bežných pozíciách skúmať súkromný život uchádzača.
Preverovanie minulosti a register trestov
Mnoho firiem automaticky žiada od kandidátov výpis z registra trestov. Slovenský Zákonník práce však jasne hovorí, že zamestnávateľ môže vyžadovať informácie o bezúhonnosti len vtedy, ak si to vyžaduje povaha práce alebo ak to ustanovuje osobitný predpis. Napríklad pri práci s deťmi, v bankovníctve alebo pri manipulácii s vysokými finančnými obnosmi je táto požiadavka opodstatnená.
Ak však hľadáte administratívneho pracovníka alebo skladníka, plošné vyžadovanie výpisu z registra trestov môže byť v rozpore so zákonom. Podobne je to aj s referenciami od predchádzajúcich zamestnávateľov. Hoci je bežnou praxou overovať si skúsenosti kandidáta telefonicky, mali by ste tak robiť iba s výslovným súhlasom kandidáta. Kontaktovanie bývalého šéfa „za chrbtom“ uchádzača je nielen neetické, ale aj právne napadnuteľné.
Ako dlho môžete uchovávať životopisy?
Po skončení výberového konania sa často stáva, že firma si chce životopisy neúspešných, ale zaujímavých kandidátov nechať pre budúce potreby. Tu prichádza na rad otázka právneho základu. Existujú dva hlavné scenáre:
1. Spracúvanie na účel prebiehajúceho náboru: Právnym základom sú predzmluvné vzťahy. Po obsadení pozície tento účel zaniká a údaje by ste mali vymazať (resp. archivovať len po dobu nevyhnutnú na obhajobu právnych nárokov, napr. v prípade žaloby za diskrimináciu).
2. Zaradenie do databázy talentov: Ak si chcete životopis nechať „do budúcna“, potrebujete jasný a slobodný súhlas kandidáta. Tento súhlas musí byť oddelený od ostatných podmienok a kandidát musí mať možnosť ho kedykoľvek odvolať. Odporúča sa nastaviť dobu uchovávania (napr. 1 až 2 roky) a po jej uplynutí údaje buď zmazať, alebo kandidáta požiadať o obnovenie súhlasu.
Informačná povinnosť: Buďte voči kandidátom fér
Transparentnosť je srdcom GDPR. Každý uchádzač by mal mať prístup k dokumentu (zvyčajne „Informácie o spracúvaní osobných údajov pre uchádzačov o zamestnanie“), kde sa dozvie:
- Identitu prevádzkovateľa (vašej firmy).
- Účel spracúvania (nábor na konkrétnu pozíciu).
- Právny základ (predzmluvné vzťahy, oprávnený záujem alebo súhlas).
- Kategórie spracúvaných údajov (napr. kontaktné údaje, vzdelanie, prax).
- Príjemcov údajov (napr. mzdová účtovníčka, externá náborová agentúra).
- Dobu uchovávania údajov.
- Jeho práva (právo na prístup, opravu, vymazanie či namietanie).
Tento dokument by mal byť ľahko dostupný – ideálne ako link v pracovnom inzeráte alebo priložený v automatickej odpovedi na doručený e-mail so životopisom.
Správne nastavený proces spracúvania osobných údajov v nábore nie je len o plnení zákonných povinností a vyhýbaní sa pokutám od Úradu na ochranu osobných údajov. Je to predovšetkým o budovaní dôvery a profesionálnej značky zamestnávateľa (employer branding). Kandidáti v súčasnosti vnímajú veľmi citlivo, ako firma narába s ich súkromím. Ak uchádzač zistí, že ste o ňom zisťovali informácie, ktoré s prácou nesúvisia, alebo že jeho údaje po skončení výberového konania bez súhlasu kolujú po firme, váš imidž profesionálneho zamestnávateľa utrpí vážne trhliny. Moderný nábor by mal byť založený na dialógu a vzájomnom rešpekte, nie na tajnom špehovaní. Držte sa zásady, že zbierate len to, čo skutočne potrebujete na objektívne zhodnotenie profesionálnych kvalít. LinkedIn používajte ako nástroj na overenie faktov, nie ako nástroj na psychologický profil osobnosti. Facebook a Instagram nechajte v kompetencii súkromného života kandidáta. Ak k tomu pridáte jasne definovanú informačnú povinnosť a korektné nakladanie so súhlasmi na uchovávanie údajov, vytvoríte bezpečné a transparentné prostredie, ktoré pritiahne tých najlepších talentov. Pamätajte, že v centre pozornosti GDPR je človek a jeho právo kontrolovať svoje údaje, čo platí v plnej miere aj v momente, keď sa tento človek uchádza o prácu vo vašej spoločnosti.
