Archivácia účtovných dokumentov je nevyhnutná pre každého podnikateľa. Správne uloženie faktúr, účtovných závierok či mzdových záznamov pomáha predchádzať problémom, ako sú právne komplikácie alebo vysoké pokuty. Tento sprievodca vám ukáže, aké povinnosti musíte dodržať a aké postupy uplatniť, aby ste zabezpečili efektívnu a bezpečnú archiváciu účtovných záznamov.
Povinnosti pri archivácii účtovných dokumentov
Podľa zákona je povinné uchovávať účtovné doklady, daňové priznania a ďalšie relevantné dokumenty po zákonom stanovenú dobu. Ich archivácia musí zabezpečiť čitateľnosť, autenticitu a integritu údajov.
- Účtovné doklady je potrebné uchovávať aspoň 10 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa týkajú.
- Novela zákona platná od 1. júna 2024 upravuje uchovávanie dokumentov obsahujúcich informácie o dani z príjmov a udržateľnosti na 5 rokov.
- Dokumenty súvisiace s mzdovou agendou (napr. výplatné pásky) je potrebné archivovať až 50 rokov.
- Pri daňovej kontrole alebo audite musia byť archivované dokumenty dostupné na vyžiadanie.
Overené postupy na správnu archiváciu
Správna archivácia si vyžaduje systémový prístup. Tu sú odporúčané kroky, ktoré vám pomôžu udržať poriadok a zabezpečiť dokumenty pred stratou alebo poškodením.
1. Organizácia dokumentov
Efektívna archivácia začína dôsledným usporiadaním. Dokumenty je vhodné rozdeliť do kategórií, ako sú:
- účtovné doklady,
- daňové dokumenty,
- mzdová agenda,
- zmluvy.
Každá kategória by mala byť jasne označená a organizovaná podľa časového obdobia, čo uľahčí ich vyhľadávanie.
2. Digitalizácia a elektronická archivácia
Prechod na elektronické úložiská prináša množstvo výhod. Digitalizované dokumenty nielen šetria miesto, ale umožňujú rýchlejšiu dostupnosť a bezpečné zálohovanie. Na ochranu integrity údajov sa odporúča používať elektronický podpis alebo časovú pečiatku.
3. Pravidelná kontrola archívov
Archivované dokumenty je potrebné pravidelne prehodnocovať. Staršie papierové dokumenty je vhodné digitalizovať, čím sa predíde ich poškodeniu alebo strate. Kontrola zabezpečí, že všetky dôležité dokumenty zostanú čitateľné a dostupné.
4. Ochrana pred stratou a neoprávneným prístupom
Dôležité účtovné dokumenty musia byť chránené pred rizikami, ako sú požiare, povodne či neoprávnený prístup.
- Fyzické dokumenty je vhodné uchovávať v uzamykateľných skriniach alebo trezoroch.
- Elektronické záznamy by mali byť šifrované a pravidelne zálohované na zabezpečených serveroch.
Efektívne spôsoby ochrany údajov
Pravidelné zálohovanie – základ bezpečnosti
Pravidelné zálohovanie údajov na externé úložiská alebo do cloudu je nevyhnutné pre ochranu dôležitých dokumentov. Tento krok pomáha predísť ich strate spôsobenej technickými poruchami alebo kybernetickými útokmi.
Ochrana citlivých informácií šifrovaním
Na ochranu pred neoprávneným prístupom je dôležité využívať šifrovacie nástroje. Elektronické dokumenty by mali byť uložené na zabezpečených serveroch s modernými bezpečnostnými protokolmi a viacfaktorovou autentifikáciou.
Kontrola prístupových práv
Len oprávnené osoby by mali mať prístup k archivovaným dokumentom. Viacfaktorové overenie poskytuje dodatočnú vrstvu ochrany, čím znižuje riziko neoprávneného prieniku do systému.
Ochrana pred kybernetickými hrozbami
Spoľahlivý bezpečnostný softvér je základom ochrany údajov. Moderné antivírusové programy a firewall dokážu odhaliť hrozby a zabrániť útokom, ktoré by mohli ohroziť bezpečnosť dokumentov.
Ako zvládnuť kontrolu a audit
Pri audite je dôležité, aby boli dokumenty dobre usporiadané a ľahko dostupné. Softvér na správu dokumentov umožňuje rýchle vyhľadávanie, triedenie a export údajov.
Dobrá archivácia = bezproblémové podnikanie
Bezpečné uloženie údajov minimalizuje riziká a zabezpečuje ich dostupnosť. Správna archivácia nielen spĺňa legislatívne požiadavky, ale tiež zlepšuje administratívu a ochranu podnikateľských záujmov.
