Archivácia firemných dokumentov je nevyhnutnou povinnosťou v každej krajine, no konkrétne pravidlá sa rôznia. Podnikatelia, ktorí operujú na medzinárodnom trhu, musia dodržiavať miestne legislatívne predpisy. Tento článok porovnáva pravidlá archivácie vo viacerých krajinách, samozrejme vrátane Slovenska.
Slovensko: prísne pravidlá uchovávania
V Slovenskej republike sa archivácia riadi zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Predpisy sú relatívne prísne a vyžadujú dlhodobé uchovávanie dokumentov.
- Účtovné doklady: Povinnosť uchovávania 10 rokov od konca účtovného obdobia.
- Nové pravidlá od 1. 6. 2024: Dokumenty obsahujúce informácie o dani z príjmov a udržateľnosťi sa archivujú 5 rokov.
- Mzdy a personálne záznamy: Dokumenty o zamestnancoch musia byť uchované až 50 rokov.
- Elektronická archivácia: Povolená, ak je zabezpečená integrita a čitateľnosť dokumentov.
Legislatíva dbá na vysokú úroveň ochrany údajov v súlade s európskymi normami.
Česká republika: kratšie lehoty
V Českej republike sa archivácia riadi zákonom č. 563/1991 Sb. o účtovníctve a súviacimi predpismi. Pravidlá sú mierne odlišné oproti Slovensku.
- Účtovné záznamy: Povinnosť uchovávať 5 rokov, čo je menej ako na Slovensku.
- Daňové dokumenty: Uchovávanie 10 rokov, čo zahŕňa daňové priznania a podklady.
- Elektronická archivácia: Povolená, ak spĺňa požiadavky na dôkaznú hodnotu.
Hoci je lehota na uchovávanie účtovných dokumentov kratšia, pravidlá pre daňové doklady sú podobné ako na Slovensku.
Nemecko: Prísne pravidlá a dlhé lehoty uchovávania
Nemecko sa radí medzi krajiny s najprísnejšími normami archivácie. Povinnosť uchovávania dokumentov vychádza zo zákona o daniach (Abgabenordnung) a obchodného zákonníka (Handelsgesetzbuch).
- Účtovné a daňové doklady: Musia byť uchovávané minimálne 10 rokov.
- Bežná obchodná korešpondencia: Povinnosť archivácie trvá aspoň 6 rokov.
- Digitálne dokumenty: Podliehajú prísnej regulácii, musia byť čitateľné a chránené pred neoprávnenými úpravami.
Dôraz sa kladie na presnosť a transparentnosť, čo zodpovedá rozsiahlym obchodným aktivitám krajiny.
USA: Flexibilita, no zodpovednosť na podnikateľoch
Pravidlá archivácie sa v USA líšia podľa federálnych a štátnych predpisov, pričom podnikatelia nesú hlavnú zodpovednosť za ich dodržiavanie.
- Účtovné záznamy: Štandardná lehota uchovávania je 7 rokov, ale niektoré dokumenty, napríklad daňové priznania, môžu byť požadované aj dlhšie.
- Záznamy o zamestnancoch: Uchovávajú sa od 3 do 7 rokov.
- Elektronická archivácia: Bežne akceptovaná, avšak musia byť zabezpečené pred neoprávneným prístupom a stratou.
Hoci legislatíva umožňuje väčšiu flexibilitu, je nutné zabezpečiť dôkladné dodržiavanie pravidiel.
Spojené kráľovstvo: Digitalizácia a dostupnosť dokumentov
V Spojenom kráľovstve sa archivácia riadi pravidlami HM Revenue & Customs (HMRC), pričom sa kladie dôraz na digitalizáciu a jednoduchý prístup k dokumentom.
- Daňové a účtovné doklady: Povinnosť archivácie trvá minimálne 6 rokov.
- Výnimky: Pri ukončení podnikania môžu byť dokumenty skartované so súhlasom úradov.
- Elektronické uchovávanie: Podporované, hlavne v rámci systému Making Tax Digital, ktorý vyžaduje digitálnu evidenciu pre daňové účely.
Spojené kráľovstvo podporuje moderné riešenia a zefektívnenie archivácie, čím uľahčuje plnenie zákonných povinností.
Francúzsko: prísne požiadavky a elektronický podpis
Vo Francúzsku platia prísne pravidlá archivácie, ktoré vychádzajú z obchodného zákonníka a daňových predpisov. Každá firma musí dodržiavať minimálne lehoty uchovávania dokumentov, aby sa vyhla sankciám.
- Účtovné doklady: Musia byť uchovávané aspoň 10 rokov, podobne ako v Nemecku.
- Daňové dokumenty: Podniky ich musia uchovávať minimálne 6 rokov, aby boli dostupné pri daňových kontrolách.
- Elektronické archívy: Digitálne dokumenty sú povolené, ale musia byť chránené pred neoprávnenými úpravami a zabezpečené elektronickým podpisom alebo časovou pečiatkou.
Medzinárodné porovnanie
Pravidlá archivácie sa líšia podľa krajiny. Napríklad Francúzsko, Nemecko a Slovensko majú prísnejšie normy, zatiaľ čo v Česku či USA sú požiadavky flexibilnejšie. Celosvetovým trendom je prechod na elektronickú archiváciu, ktorá znižuje náklady a zjednodušuje správu dokumentov.
Podnikatelia by mali poznať miestne zákony, aby predišli pokutám a zároveň si udržali prehľad v dokumentácii.
